Muitas vezes, a perda de recursos e de eficiência pode ter origem nas ações que não fazem estardalhaço.

O navegador Amyr klink é extremamente audacioso. Não é um mero aventureiro. Ele é capaz de permanecer por quatro ou cinco meses em um bloco de gelo lá no Polo Sul. Mas, antes de partir a bordo do seu Paratii II, ele planeja, estrutura e organiza. Klink nos ensina algo ótimo quando pensamos em excelência. Ele diz que há pessoas que, quando estão observando o processo de navegação, prestam atenção apenas às grandes ondas. Todavia, o que faz com que o navegador, vez ou outra, se desvie da rota ou o que provoca avarias no barco são as pequenas ondas, que vão batendo no barco bem devagar. Numa organização, muitas vezes é a pequena onda que faz com que o orçamento se esvaia, os custos de produção aumentem e a eficiência decline.

A pequena onda é o desperdício de papel, a não utilização adequada de recursos para se executar as atividades do dia a dia; é a chamada recusa à otimização. Otimizar algo significa fazer o melhor pelo menor custo. Fui secretário de educação da cidade de São Paulo em 1991 e em 1992, mas já participava, como adjunto, nos dois anos anteriores; assim que assumimos em 1989, uma das coisas mais curiosas que presenciei foi a existência de uma ata de registro de preços para licitação de compras para o fornecimento de merenda escolar, uma atividade do poder público municipal que, em São Paulo, compreendo atendimento de um milhão de pessoas por dia. Um dos itens da merenda a ser servido às crianças da rede escolar era limonada. A empresa que havia vencido o processo vendia a caixa de limão siciliano 20% mais barato que o preço da caixa do limão galego. Apesar de a quantidade de limão siciliano ser maior e ter o custo menor, dava menos suco.

Certo dia, fizemos uma experiência: compramos uma caixa de limão siciliano e uma caixa de limão galego e esprememos o conteúdo de ambas. O limão galego rendeu mais suco. Por quê? Porque o limão siciliano é grande e, quando o colocamos na caixa, fica espaço entre um e outro, enquanto o limão galego fica um bem junto do outro. Conclusão: passamos a substituir o limão siciliano pelo galego. Por incrível que pareça, essa não foi tarefa da mais simples. Porque era preciso encontrar uma legislação que permitisse essa mudança e também um procurador do município que se dispusesse a enfrentar o problema, o que era difícil por uma razão: diziam alguns que sempre foi assim e não dava para fazer aquela mudança. E quando perguntávamos: “Mas como não dá para fazer?” A resposta era simplesmente: “Está na lei”. Restava-nos dizer: “Ora, então vamos ver como fazer algo para otimizar sem burlar a lei”.

Há outro episódio interessante. Após assumir o cargo, passei os três primeiros meses tendo de ajudar a comprar papel higiênico para um milhão de pessoas usarem diariamente nas escolas. Para não faltar, era preciso calcular a quantidade certa, por que um banheiro escolar sem papel higiênico produz um desespero danado. Nós tivemos, inclusive, de estabelecer uma fórmula para calcular o consumo: setenta centímetros para menina e cinquenta centímetros para menino. Era preciso que esse cálculo fosse feito com um alto grau de precisão. Afinal, pode faltar uma série de itens no seu dia a dia, mas a falta de papel higiênico ou a existência de vazamento no banheiro é um transtorno significativo.

As empresas que vendiam papel higiênico para o governo entregavam o caminhão lotado de pacotes. A prefeitura pagava sem conferir corretamente o material. Certo dia, decidimos fazer uma inovação: colocamos duas professoras do primário – daquelas que conferem até a volta do “a” quando o aluno está sendo alfabetizado – para cuidar do almoxarifado que atendia 15 mil itens da área de educação. A primeira medida que elas adotaram quando o caminhão do fornecedor estacionou foi pegar um pacote aleatoriamente, tirar o rolo de papel higiênico e medi-lo com uma trena. Na embalagem estava escrito: “média de 50 metros”. Mas havia rolo com 39 metros, com 38, outro com 41. Elas mandaram tudo de volta!

Em cada caminhão a prefeitura perdia em média 20% do papel higiênico comprado. Elas começaram a devolver toda carga da entrega, após a medição aleatória. Nunca mais os fornecedores agiram dessa forma. Tratava-se do mesmo recurso e com uma simples medida estava se otimizando. Estou citando um exemplo básico: papel higiênico.

A pequena onda vai batendo no casco e minando o dia a dia.

Por Mario Sergio Cortella – do livro “Qual é a tua obra? – inquietações propositivas sobre gestão, liderança e ética”.