Vivemos correndo para todas as direções, a todo tempo, na tentativa de conciliar diversos papeis. Fazemos mil coisas e, no final do dia, do mês, do ano, ainda temos a impressão de que deixamos tanto a fazer. Essa é uma constatação comum no mundo contemporâneo. A sensação de ter feito muito, se estressado demasiadamente, e, ao final, ter alcançado pouco, é cada vez mais saliente. Parece que as pessoas estão girando sempre no mesmo lugar, em um cenário desolador. O dia aparenta ser curto demais. Queríamos na verdade, 48 horas, não é?

Na minha trajetória profissional tive o prazer de trabalhar em uma empresa de educação corporativa com foco em Administração do Tempo e, pude descobrir algumas coisas vitais para uma vida equilibrada. Primeira coisa: tempo é vida (segundo a teoria de administração do tempo da PowerSelf) e, se o gastamos erradamente, estamos desperdiçando ela, sem ver. Então o primeiro passo é reconhecer que seu tempo não é dinheiro, ao contrário do que dizem, ele é sua própria vida se diluindo dia a dia na maneira como você o usa. Segunda coisa: você pode viver mais feliz, e ter mais tempo para fazer coisas importantes sem precisar que o dia tenha 48 horas. O que eu mais escutava das pessoas  que procuravam os cursos de gestão do tempo era que queriam ter 48 horas por dia para conseguir vencer suas tarefas. Ledo engano, pois se você não sabe equilibrar as coisas e administrar seu tempo, nem 100 horas por dia seriam suficientes para realizar tudo o que achas necessário. Terceira coisa: Tudo é uma questão de prioridade. É sobre essa variável que quero conversar com você leitor, no dia de hoje. A priorização das coisas é que permite às pessoas equilibrar o tempo entre a vida pessoal e profissional e não viver em estado permanente de estresse.

Mas afinal, como priorizar?  É válido salientar que tal fato exige um profundo processo reflexivo sobre sua vida de maneira geral, bem como, de seus valores (algo que as pessoas, pela correria, não costumam questionar). É preciso planejar, questionar as coisas e sua própria existência para saber o que realmente é importante para você. Isso pressupõe tomar decisões, por vezes difíceis, pois sempre será imprescindível abrir mão de alguma coisa em detrimento de outra. Priorizar exige atitude em relação aos seus caminhos. É um processo complexo, no entanto você pode começar com algumas práticas básicas a serem seguidas no dia a dia e que, melhorarão a sua qualidade de vida.

Primeiro ponto: você precisa dividir suas tarefas e objetivos em pequenos passos e priorizá-los conforme a importância e urgência de cada um.

PLANEJAMENTO E PRIORIZAÇÃO MENSAL. Aqui você irá definir quais são as metas para alcançar no mês e qual a prioridade de cada uma. Levante todas as ações que você deverá realizar nesse período – que devem estar em consonância com seus projetos de vida – e, liste as prioridades de cada uma. Depois defina em que semana do mês você deverá fazer cada ação. Priorize da seguinte forma: coloque “A” para todas que forem importantes e urgentes, ou seja, aquelas coisas que se você não fizer em determinado prazo, perderão a validade e a credibilidade; “B” para as importantes, mas não urgentes (são ações de muito valor, mas que você tem um prazo maior para executar e, diferente de “A”, não perderão a credibilidade caso você não faça exatamente no tempo agendado) e “C” para aquelas menos importantes e não urgentes.  É válido ressaltar que todo o planejamento e priorização devem envolver os dois âmbitos da sua vida: pessoal e profissional, porque esses dois pilares andam juntos e, precisam estar em harmonia.

PLANEJAMENTO E PRIORIZAÇÃO SEMANAL: Esta é a etapa em que você planejará a semana seguinte, levantando as ações e priorizando-as (faça isso de preferência em cada fim da semana). Comece revisitando seu planejamento mensal e veja o que está previsto para aquela semana. Liste e priorize cada ação seguindo o nível de priorização “A; B; C”. Aqui, você já poderá agendar/distribuir tarefas para o seu plano diário (próximo passo).

PLANEJAMENTO E PRIORIZAÇÃO DIÁRIA: Esse é um dos passos mais importantes para o equilíbrio dos seus dias.  Aqui você listará quais as ações a serem feitas no dia e a prioridade de cada uma (esse planejamento pode ser feito a noite ou logo na primeira hora da manhã, ao chegar no trabalho). Comece consultando o seu planejamento semanal e, veja quais as tarefas agendadas na semana que você lançará para o dia corrente, mais as outras que eventualmente não estejam no plano semanal, mas que, surgiram em decorrência de outros desdobramentos. Inicie priorizando cada uma.  Prioridade A: tudo o que é muito importante e que você precisa realizar naquele dia, sob o risco da ação não ter mais validade caso seja feita em outro momento (por exemplo, um relatório que, se for entregue fora do prazo não terá mais credibilidade, ou uma ligação para felicitar alguém pelo aniversário). Prioridade B: tudo o que é muito importante, mas não tão urgente e, que se você não puder realizar naquele dia poderá tranquilamente fazer no posterior sem prejuízos. Prioridade C: aquilo que não é urgente, nem tão importante e que, pode ser reagendado para outros dias, sem a necessidade de colocar um prazo fatal.  Dica importante: lembre-se de separar tudo o que for compromisso com hora do que for ação, para não conflitarem. Por exemplo, se você tem médico às 10h e considerando que levará meia hora para ir mais meia de atendimento e 30 min. para voltar, não marcará nenhuma ação entre as 9h:30min. e 11h daquele dia. Ademais, atente-se para o fato que a rotina, ou seja, algo que você precisa fazer diariamente, como olhar e-mail, por exemplo, não deve ser agendado.

Espero que essas pequenas dicas possam ter contribuído de alguma maneira e, que você possa perceber que não temos falta de tempo, mas sim, talvez estejamos priorizando as coisas erradas.  Não podemos dizer que não temos tempo para determinada coisa, mas, que não conseguimos priorizá-la no momento. Exemplificando: se alguém lhe convidar no final do semestre da faculdade para ir a uma festa, você não poderá dizer “desculpe mas eu não tenho tempo”. Tempo você tem, o que ocorre é que priorizarás o tempo para seus estudos ao invés da festa. E assim, é que tudo se transforma numa questão de prioridade.

O tempo é igual para todos, o que difere de uns para os outros, é o grau de importância e priorização das coisas. Assim, é pertinente termos a consciência de que tudo o que fizermos necessita estar alinhado com nossos valores e com as coisas mais importantes para nossa vida, seja ela profissional ou pessoal. Quando não refletimos e saímos “atacando” tudo ao mesmo tempo e sem saber o porque, há algo de errado e, quem sabe, estamos vivendo a vida e os objetivos de outra pessoa, que nos demanda “milhares” de ações a todo momento. Portanto, não sejamos eternos bombeiros apagando incêndios, que na maioria das vezes, foram ocasionados por terceiros.

Precisamos pausar para refletir acerca de nossas ações e priorizações, bem como, analisar se isso está em consonância com nosso projeto de vida. Afinal estamos gastando nosso tempo e, por consequência nossa vida, pelo que?

 Referência: Metodologia PowerSelf Desenvolvimento Pessoal.

Por Fabiane Altíssimo, via Ideia de Marketing